11 Tipps, wie Sie das System erfolgreich implementieren
Kürzlich beschäftigten wir uns mit der Ausschreibung eines Marketingportals. Dabei zeigten wir, wie man in vier einfachen Schritten ein Marketingportal ausschreibt. Nun haben Sie die Evaluierung erfolgreich abgeschlossen und das passende Marketingportal ausgewählt. Der nächste Schritt ist nun die Einführung der neuen Software.
Das neue Marketingportal wird viele Prozesse verschlanken. Es bündelt Arbeitsabläufe, zentralisiert Ressourcen und macht vieles schneller und einfacher. Damit es möglichst bald soweit ist, zeigen wir Ihnen in 11 Schritten, wie Sie das Marketingportal einfach und reibungslos einführen.
- Definieren Sie Markenrichtlinien
Falls nicht schon vorhanden, legen Sie Markenrichtlinien fest. Diese gewährleisten den einheitlichen Auftritt Ihrer Marke und dienen als Vorgabe für Ihre zentrale Marketingabteilung. Wenn Sie diese Richtlinien (auch: Corporate Design, Corporate Identity) in Ihrem Marketingportal hinterlegen, haben alle Handelspartner jederzeit Zugriff auf die gleiche aktuelle Version.
- Legen Sie die Marketingprozesse fest
Die Implementierung des Marketingportals gelingt schneller und besser, wenn Sie alle Marketingprozesse schon vorab definieren. Dokumentieren Sie alle Vorgänge und legen Sie fest, welche optimiert werden müssen.
- Definieren Sie die Portalinhalte
Welche Produkte und Inhalte möchten Sie über das Portal zur Verfügung stellen? Legen Sie fest, wer auf was Zugriff haben soll. Definieren Sie außerdem, in welchem Rahmen die Handelspartner die Produkte anpassen und individualisieren dürfen.
- Integrieren Sie Dienstleister
Überlegen Sie, welche Dienstleister und Lieferanten Ihre Handelspartner direkt vom Portal aus beauftragen sollen. Integrieren Sie diese Partner im System.
- Holen Sie Ihre Mitarbeiter*innen ins Boot
Entscheiden Sie, welche Mitarbeiter*innen zu „Produktfachleuten“ werden. Diese beantworten künftig Fragen zum Marketingportal und promoten dieses in verschiedenen Abteilung. Sie geben ihr Wissen rund um die Bedienung der Software an andere weiter. Die Nutzerakzeptanz für die neue Software profitiert von diesem Vorgehen: Es ist immer eine Person im Unternehmen, die sich auskennt. Fragen lassen sich dadurch schnell, einfach und direkt angepasst an die Unternehmensvorgänge klären.
- Die Pilotphase für Ihr Marketingportal
Je nach Unternehmensstruktur und -größe kann es sinnvoll sein, eine Pilotphase zwischenzuschalten. Dabei beschränken Sie die Einführung und Inbetriebnahme des Marketingportals auf eine Region oder eine Marke. In dieser Phase können Sie wertvolles Feedback sammeln, die Umsetzung kontrollieren und Prozesse weiter optimieren. Wichtig in dieser Phase ist vor allem der Dialog mit den Pilotphasen-Teilnehmern. Deren Feedback kann entscheidend sein für den Erfolg des folgenden Rollouts. Direkt anschließend wird die Anwendung auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet und konsequent umgesetzt.
- Das agile Rollout
Fangen Sie mit kleinen Schritten an: ein agiles Vorgehen ist effizienter als ein so genannter „Wasserfall“. Lassen Sie Ihr Marketingportal mit der Zentrale und den Anwendern (Handelspartner) wachsen. Es ist sehr viel einfacher, klein anzufangen und das Portal dann Schritt für Schritt auszubauen und zu erweitern. Das steigert die Nutzerakzeptanz ganz erheblich. Das gilt nicht nur für das Portal selbst, sondern auch für die Inhalte: Lassen Sie auch die Komplexität der Produkte und Inhalte langsam wachsen. Erst, wenn die Anwender sicher im Umgang mit dem Marketingportal sind, sollten die Produkte vielschichtiger werden. Starten Sie also nicht mit komplizierten mehrstufigen Kampagnen, sondern stellen Sie zu Beginn einfache Produkte wie Plakate, Flyer oder Visitenkarten zur Verfügung.
- Schulung der Administratoren
Ein gutes Marketingportal ist intuitiv bedienbar. Beim Marktetingportal novabrand zum Beispiel reicht es, wenn lediglich die Administratoren einen Tag geschult werden. Hier kommen die vorab festgelegten „Produktfachleute“ ins Spiel, die nun die Schulungen in den verschiedenen Abteilungen durchführen und gegebenenfalls auch die Handelspartner in die Bedienung einführen. Die Portal-Anwender benötigen keine Schulung: Sie können direkt mit dem System arbeiten, da die übersichtliche Shopoberfläche einfach und selbsterklärend aufgebaut ist.
- Lerneinheiten schrittweise aufbauen
Für das zentrale Marketing bietet das Marketingportal viele Funktionen, die weit über das einfache Anwenderniveau hinaus gehen. Hier ist es oft sinnvoll, die Lerneinheiten für die Administratoren schrittweise zu vermitteln und Überforderung zu vermeiden.
- Wer beantwortet Fragen?
Fragen Sie Ihren Marketingportal-Anbieter nach einem persönlichen Ansprechpartner. Dieser kann sämtliche Fragen rund um das Marketingportal beantworten. Außerdem sollte geklärt sein, ob ein professioneller Support auf Anbieterseite zur Verfügung steht.
- Neuerungen mitteilen
Sie haben neue Funktionalitäten in Ihr Marketingportal implementieren lassen? Es gibt ein Update vom Anbieter? Sie haben neue Dokument-Rubriken, Produkte oder Anwendungsmöglichkeiten hinzugefügt? Informieren Sie alle Anwender*innen rechtzeitig davon, zum Beispiel per E-Mail oder direkt über Chat- oder Notification-Funktionen im System. Erklären Sie, was sich geändert hat und vor allem: warum. Auch das stärkt die Nutzerakzeptanz: Wenn man weiß, welchen Vorteil eine Neuerung mit sich bringt, ist man sehr viel eher bereit, sie zu akzeptieren.
