In einer Briefvorlage sind bereits alle wichtigen Bestandteile eines Briefes festgelegt. Beispielsweise Datum, Betreffzeile, Anrede und Grußformel sind in einem Layout festgelegt – wie im Layout-Editor Novabrand – und es müssen nur noch die individuellen und aktuellen Daten eingetragen werden. Auch die Daten des Unternehmens wie Anschrift, Firmenlogo, Briefkopf oder Fußzeile sind bereits in der Briefvorlage enthalten.
Bestandteile einer Briefvorlage
Diese Briefvorlage kann in Word angelegt werden, es kann aber auch eine Software oder ein Service für das Vorlagenmanagement verwendet werden. Mit dieser Software oder Service kann ebenfalls eine Briefvorlage erstellt werden. Außerdem kann man unterschiedliche DIN-Maße verwenden und Bild- sowie Textelemente integrieren.
Ein Beispiel für solch einen Service ist Novabrand, mit der man sein Vorlagenmanagement einfach gestalten kann. Die erstellten Schreiben beziehungsweise Mailings können anschließend direkt ausgedruckt und versendet werden.
Vorlagenmanagement
Wenn ein Geschäftsbrief verfasst werden soll, ist es wichtig auf die richtige Briefform zu achten. Das Verfassen von formellen Briefen kann sehr zeitaufwendig sein und es sollte darauf geachtet werden, dass die DIN 5008 Norm eingehalten wird.
Um das Schreiben von Geschäftsbriefen zu vereinfachen sollte in jedem Unternehmen ein Vorlagenmanagement bestehen, in dem Layouts für sämtliche Schreiben festgelegt sind.
Die Briefvorlage ist ein wichtiger Bestandteil für das Vorlagenmanagement eines Unternehmens und vereinfacht die postalische Kommunikation enorm.
