In 4 Schritten zur erfolgreichen Ausschreibung
Sie wissen bereits, welche Vorteile ein Marketingportal für Ihr Unternehmen mitbringt: verschlankte Prozesse, durchgängige Markenführung sowie individuelles und lokales Marketing zum Beispiel. Nun steht der nächste Schritt bevor, die die Auswahl und Einführung eines Marketing-Portals. Wie gelingt es nun, das passende System für das eigene Unternehmen zu finden? Welcher Anbieter ist der richtige Partner?
Evaluierung und Implementierung eines Marketingportals
Die Ausgangssituation ist für jedes Unternehmen anders. Während die Verantwortlichen in Firma A von Anfang genau wissen: „Dieses und kein anderes System kommt uns ins Haus“, haben die Mitarbeiter in Unternehmen B rund fünf Systeme zur Auswahl und können sich nicht entscheiden. In Firma C wiederum ist man vom Marktangebot überfordert und hätte gern schnell und einfach das passende System.
Einfache Anleitung für eine Marketingportal-Ausschreibung
Falls Sie zur Kategorie B oder C gehören, ist eine Ausschreibung absolut empfehlenswert. Mit einer Ausschreibung bekommen Sie vergleichbare Ergebnisse und können eine fundierte Entscheidung treffen. Im Grunde genommen ist die Ausschreibung nichts anders als eine standardisierte und detaillierte Angebotsanfrage. Diese sollte Ihre technischen Anforderungen enthalten, was das Marketingportal in Ihrem Unternehmen können und leisten soll und welche eventuellen Schwachstellen im Unternehmen diesbezüglich vorhanden sind.
Anbietervergleich für ein Marketingportal:
Mit einer Ausschreibung zum Erfolg
So erhalten Sie alle relevanten Informationen, können sie die verschiedenen Angebote besser bewerten und Anbieter vergleichen. Der Weg zu einer erfolgreichen Ausschreibung ist einfacher und leichter, als Sie vielleicht vermuten. Unsere Anleitung enthält 4 Schritte, die Sie zu Ihrer Ausschreibung führen. Damit gelingt der folgende Auswahlprozess deutlich einfacher und schneller.
Ausschreibung für ein Marketingportal in 4 Schritten
- Die Anforderungen
Im ersten Schritt stellen Sie Ihr Unternehmen kurz vor und erläutern, warum Sie ein Marketingportal brauchen. Was soll das Marketingportal bei Ihnen können und leisten? Welche Anforderungen haben Sie? Welche Abläufe soll das Marketingportal ändern und verbessern? Welche Schwachstellen gibt es aktuell? Desweiteren legen Sie hier die Vorgehensweise für den Ausschreibungsprozess fest, inklusive einer Vertraulichkeitserklärung und einem Haftungsausschluss. - Der geplante Umfang
Nun beschreiben Sie detaillierter, was Sie mit dem Marketingportal erreichen wollen. Damit Sie das passende System auswählen können, müssen hier wirklich alle Schwachstellen im Detail beschrieben werden, die das System abdecken soll. Welche Abläufe soll das Marketingportal ändern? Welche Funktionen muss es enthalten? Wie sieht das geplante Endergebnis aus? Wie lange soll die Implementierung dauern? - Ihre Fragen
Im nächsten Schritt stellen Sie Ihre Fragen an den Anbieter des Marketingportals. So erhalten Sie mehr Informationen über den Marketingportal-Anbieter und können am besten entscheiden, wer am besten zu Ihnen passt. Stellen Sie viele Fragen wie möglich. Ein paar Vorschläge:
- Fragen Sie zum Beispiel nach der Historie der Firma und eventuellen Besonderheiten und Auszeichnungen.
- Besitzt der Anbieter Erfahrung mit vergleichbaren Projekten wie dem Ihrem?
- Kann er Referenzen nennen und können Sie diese für einen kurzen Erfahrungsaustausch direkt kontaktieren?
- Lassen Sie sich das Marketingportal und die wichtigsten Funktionen beschreiben.
- Gibt es eine Entwicklungs-Roadmap? Wird das Marketingportal auch künftig weiterentwickelt und verbessert?
- Warum ist das Marketingportal besser als das der Mitbewerber? Warum sollten Sie sich für diese Lösung entscheiden?
- Preisdetails: Gibt es einmalige Kosten? Welche? Welche wiederkehrenden monatlichen Gebühren gibt es? Wie sehen die Nutzerlizenzen aus?
- Ihre Vorgaben für den Ausschreibungsprozess
Abschließend geben Sie an, wie der Auswahlprozess für das Marketingportal stattfinden wird. Hier führen Sie auch inhaltlich bindende Vertragsspezifikationen und weitere Vertragsinhalte auf, die im Vertrag enthalten sein sollen. Dieses RFP (Request for Proposal) ist angelehnt an früher übliche Lasten- und Pflichtenhefte.
Unser Tipp:
Bevor Sie nun seitenweise Dokumente und Beschreibungen erstellen und lesen müssen, setzen Sie auf den Dialog mit dem Anbieter. Auch eine kurze, knappe Besprechung kann hier schon erste Hinweise geben, ob sich die Anforderungen und Ziele mit der Software abbilden lassen. Kommunikation und Flexibilität im Auswahlprozess ist ein Schlüsselmerkmal für Erfolg. Diese agile Herangehensweise wird starre klassische Auswahlprozesse nach und nach ablösen, da nicht nur die Anforderungen, sondern auch die Lösungen immer komplexer und individueller werden.
